長沙市長株潭一體化發(fā)展事務(wù)中心長株潭一體化發(fā)展第七屆市委書記聯(lián)席會議項目采購需求公開

一、功能及要求：

做好長株潭一體化發(fā)展第七屆市委書記聯(lián)席會議項目相關(guān)籌備工作；項目采購包含但不限于活動子項目、會場租賃、會場布置、宣傳、用餐、車輛等服務(wù)。

一、采購標的功能要求

本項目全流程保障會議籌備與執(zhí)行，核心功能包括：提供205人1天食宿（其中25名工作人員3天食宿）及聯(lián)席會議、新聞發(fā)布會場地（含彩排）；搭建“十四五”規(guī)劃成果展與攝影展；完成會議音視頻/燈光/舞臺搭建及氛圍營造；統(tǒng)籌籌備策劃、物料設(shè)計制作、執(zhí)行人員配備（導(dǎo)演/攝影/禮儀等）及車輛租賃；開展前中后期宣傳；提供安保（含設(shè)備）、醫(yī)療、專線網(wǎng)絡(luò)、搭建質(zhì)檢等全方位支撐大會專業(yè)化舉辦。
二、采購標的應(yīng)用場景

1.主會場（天賜園書院酒店）：供205人舉辦會議、新聞發(fā)布會，提供住宿餐飲、展區(qū)展示、重賓接待；

2.株洲/湘潭線上分會場：實現(xiàn)三地遠程聯(lián)動；

3. “一廳一道”項目現(xiàn)場：保障開工儀式搭建與執(zhí)行。
三、采購標的目標

保障會議圓滿舉辦，活動無延誤、無投訴；接待零差錯、宣傳達標、團隊合規(guī)，展現(xiàn)長株潭一體化成果。同時，嚴格遵循政府采購相關(guān)法規(guī)要求，確保采購流程與履約過程合規(guī)有序、驗收工作規(guī)范到位，適配項目評分中對服務(wù)專業(yè)度與履約能力的核心要求。

二、相關(guān)標準：

一、主要活動

1、“一廳一道”項目開工儀式

2、長株潭一體化發(fā)展“十四五”規(guī)劃成果展

3、“融城加速度 共建‘一座城’”—長株潭一體化發(fā)展“十四五”成果攝影大賽

4、專家主題演講

5、長株潭一體化發(fā)展第七屆市委書記聯(lián)席會

6、新聞發(fā)布會

三、技術(shù)規(guī)格：

標的名稱：酒店

標的名稱：展區(qū)搭建

標的名稱：搭建費用

標的名稱：執(zhí)行費用

標的名稱：宣傳費用

標的名稱：公共保障

標的名稱：其他費用

四、交付時間和地點：

時間：2025年12月上旬（具體以采購人要求的時間為準）

地點：主會場（天賜園書院酒店）、株洲/湘潭分會場（線上）、"一廳一道"項目現(xiàn)場

五、服務(wù)標準：

（一）整體要求

1.須了解整個活動的設(shè)想及要求，充分理解活動的意義和目的，配備具備大型活動執(zhí)行經(jīng)驗的服務(wù)團隊，保障活動的順利開展。

2.制定各項活動工作方案并負責(zé)組織實施。

3.制定詳細的籌備事項推進表，做好每個活動的現(xiàn)場布置與執(zhí)行，嚴格按照與采購人確定好的方案進行實施，確?；顒拥捻樌_展。

4.起草會議相關(guān)材料，梳理、匯總和編印會議紀要、會議資料和各類文件。

5.完成組委會交辦的其他工作。

★（二）活動執(zhí)行

1.策劃長株潭一體化發(fā)展第七屆市****

2.制定長株潭一體化發(fā)展“十四五”規(guī)劃成果展工作方案并組織實施，包括成果展設(shè)計、搭建布置、巡展路線、人員管理等，要求有創(chuàng)意有特色。

3.會議標識及布置方案，包括會標設(shè)計、主形象、相關(guān)延展設(shè)計、會場效果圖、氛圍營造等。

4.制定開工儀式工作方案并組織實施，包括現(xiàn)場氛圍搭建布置、環(huán)節(jié)流程的把控、人員管理、指引系統(tǒng)等。

★（三）接待保障

1.預(yù)定酒店，制定嘉賓住宿方案并組織實施。

2.制定餐飲解決方案并組織實施。

3.制定接駁方案并組織實施，包括長沙南高鐵站、酒店-開工儀式間接駁。

4.制定簽到方案并組織實施，負責(zé)對參會代表、工作人員、媒體代表簽到管理、資料發(fā)放和會期咨詢工作。

5.制定證件管理方案并組織實施，包括人證和車證的設(shè)計、制作和發(fā)放。

6.制定重賓一對一接待方案并組織實施。

7.提供必要的辦公設(shè)備及辦公用品，保障后勤工作。

8.設(shè)計與制作大會會議指南、會議證件、車貼、席位卡、餐券等相應(yīng)物料。

（四）宣傳推廣

1.制定和組織實施廣告宣傳和氣氛營造方案，在主要交通要道沿路和周邊設(shè)施、會場周邊場所設(shè)置好宣傳牌（標語或者燈桿旗），營造濃厚會議氛圍。

2.組織和邀請央媒、省媒、市****

3.活動現(xiàn)場圖片、視頻拍攝，并進行視頻剪輯。

4.圍繞大會主體活動、專題活動，按前期充分預(yù)熱宣傳、會期及時全面宣傳、后期延續(xù)持久宣傳的方式進行宣傳，撰寫新聞稿、圖文海報等30條傳播內(nèi)容創(chuàng)作；制作有針對性的宣傳文案和視頻，提高宣傳的吸引力和感染力。

5.有完整媒體傳播路徑、輿情預(yù)案。

6.要組建專業(yè)導(dǎo)演及后期團隊，確保會議活動現(xiàn)場流程順暢，并提供制作相關(guān)屏幕視頻短片及大會其他流程發(fā)布內(nèi)容呈現(xiàn)。

（五）公共事務(wù)

1.制定公共事務(wù)保障方案以及應(yīng)急預(yù)案，處理突發(fā)事件，協(xié)助相關(guān)部門執(zhí)行工作。

2.做好接待酒店、活動場館的食品安全監(jiān)管、衛(wèi)生、醫(yī)療保障等工作。

3.銜接好大會活動現(xiàn)場消防、質(zhì)檢、水、電、氣、通訊等保障工作。

4.制定活動期間人流、車流動線規(guī)劃，保障車輛有序通行和停放，劃分各停車區(qū)域。

（六）綜合服務(wù)

1.合理化建議：投標人就以上服務(wù)內(nèi)容之外提出的有創(chuàng)意且合理的建議。

2.增值服務(wù)：投標人就現(xiàn)有內(nèi)容提出相關(guān)延伸服務(wù)。

（七）服務(wù)團隊

1.根據(jù)會議規(guī)模合理安排綜合統(tǒng)籌及各板塊負責(zé)人及執(zhí)行人員，配備具有豐富經(jīng)驗專業(yè)執(zhí)行團隊。

★2.人員配備要求：中標后，派駐6名工作人員到指定地點聯(lián)合辦公；活動開始前15天，根據(jù)工作內(nèi)容派駐不少于10名工作人員駐場辦公；會議開始前7天，投入本項目的現(xiàn)場執(zhí)行人員不少于20人。執(zhí)行期主要工作人員需與響應(yīng)文件內(nèi)一致，不得更換。（須提供承諾函并加蓋投標人單位公章）。

3.成交供應(yīng)商在接到采購人要求后，必須立即回應(yīng)，24小時內(nèi)執(zhí)行。

五、服務(wù)清單

六、驗收標準：

（一）驗收主體

本項目履約驗收主體為點擊登錄查看（采購人）。采購人對驗收過程合規(guī)性、結(jié)果真實性與公正性負主要管理責(zé)任，嚴格遵循長財采購[2024]5號文規(guī)定，圍繞會議主旨開展驗收，保障會議核心目標落地。

（二）組織方式

驗收小組由采購人負責(zé)組織考核及驗收。

（三）驗收時間

1.項目結(jié)束后，供應(yīng)商完成內(nèi)部自查并提交驗收申請（如自查報告、核查整改記錄、嘉賓滿意度問卷），采購人收到申請后7個工作日內(nèi)啟動最終驗收。

（四）驗收方式

采用“一次性驗收”模式：結(jié)合書面核驗與現(xiàn)場檢查，最終驗收綜合書面憑證及成果評估，覆蓋全流程履約情況。

（五）驗收程序

1.申請?zhí)峤唬汗?yīng)商履約完成后自查，合格后提交驗收申請，附自查報告、設(shè)備使用記錄、人員簽到表、宣傳成果報告等材料。

2. 驗收實施：驗收小組按書面核查合同與費用憑證，現(xiàn)場核驗會場搭建、設(shè)備運行及人員服務(wù)；核查記錄需供應(yīng)商簽字確認。

3. 意見形成：驗收小組明確“合格、整改后合格、不合格”意見，全員簽字確認。

（六）驗收內(nèi)容

1.活動執(zhí)行：6項主要活動（聯(lián)席會議、成果展等）是否按方案落地，成果展有無創(chuàng)意；

2.接待保障：住宿、餐飲、接駁、簽到、證件制作、重賓接待是否無差錯；

3.宣傳推廣：媒體≥35家、宣傳內(nèi)容≥30條（新聞稿/視頻等），無負面輿情；

4.團隊與合規(guī)：工作人員數(shù)量達標（活動前7天≥20人）、不換主要人員，費用無額外增項。

（七）驗收標準

1. 活動執(zhí)行無流程延誤，參會人無投訴。

2. 接待保障無住宿 / 餐飲問題，接駁準時，重賓接待無差錯。

3. 宣傳推廣媒體、內(nèi)容數(shù)量達標，無輿情未處理情況。

4. 團隊與合規(guī)人員數(shù)量 / 穩(wěn)定性達標，費用包干。

（八）違約責(zé)任

1、應(yīng)急響應(yīng)超時或應(yīng)急滿意度未達預(yù)期，采購人要求供應(yīng)商提交專項整改方案（明確措施與時限）；引發(fā)重賓投訴的，約談供應(yīng)商負責(zé)人并可要求更換應(yīng)急團隊。

2、駐場人員未達標，采購人要求供應(yīng)商 24 小時內(nèi)增補，執(zhí)行人員與響應(yīng)文件不一致且未獲同意的，立即要求更換（更換成本供應(yīng)商承擔(dān)）。

（九）資金支付條件

合同簽訂后十日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的60%，本項目整體結(jié)束后，完成結(jié)算并驗收通過后20個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的40%的費用。

（十）爭議處理

1、協(xié)商處理：采購人與供應(yīng)商在驗收過程中發(fā)生爭議（如對驗收結(jié)果有異議、對問題整改要求有分歧），應(yīng)首先在5個工作日內(nèi)通過友好協(xié)商解決，協(xié)商需形成書面記錄，雙方簽字確認協(xié)商結(jié)果。

2、調(diào)解處理：協(xié)商不成的，可向同級政府采購監(jiān)督管理部門（如財政局政府采購管理科）或行業(yè)協(xié)會申請調(diào)解，調(diào)解需在15個工作日內(nèi)完成，調(diào)解結(jié)果需雙方簽字確認，對雙方具有約束力。

3、仲裁或訴訟：調(diào)解不成的，按合同約定的爭議解決方式處理，約定仲裁的，需向合同載明的仲裁機構(gòu)申請仲裁；約定訴訟的，需向采購人所在地或合同履行地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。

4、爭議期間責(zé)任：爭議處理期間，供應(yīng)商需繼續(xù)履行合同約定的義務(wù)（如設(shè)備維護、服務(wù)提供）。

（十一）驗收費用

1、驗收考核過程中產(chǎn)生糾紛的，如為成交供應(yīng)商原因造成的，由成交供應(yīng)商承擔(dān)；否則，由采購人承擔(dān)。

（十二）雙方權(quán)利義務(wù)

1、采購人權(quán)利義務(wù)

①有權(quán)要求供應(yīng)商提交完整的驗收材料，對材料真實性進行核查；

②有權(quán)組建驗收小組，確定驗收時間、方式與內(nèi)容，對驗收過程進行監(jiān)督；

③有權(quán)對驗收不合格的項目要求供應(yīng)商整改、重新履約，追究違約責(zé)任；

④有權(quán)拒絕供應(yīng)商提出的不合理驗收要求（如擅自降低驗收標準、拖延驗收配合）。

⑤按時組建驗收小組，及時開展驗收，不得無故拖延驗收或拒絕驗收；

⑥向供應(yīng)商提供驗收所需的合同文件、技術(shù)標準等資料，配合供應(yīng)商開展現(xiàn)場演示（如有）；

⑦及時出具驗收報告，將驗收結(jié)果書面告知供應(yīng)商，按約定支付驗收合格后的款項；

⑧妥善保存驗收資料（如驗收報告、核查記錄、第三方報告等）。

2、供應(yīng)商權(quán)利義務(wù)

①有權(quán)要求采購人在約定時間內(nèi)開展驗收，提供驗收所需的工作條件（如現(xiàn)場場地、測試環(huán)境）；

②有權(quán)對驗收小組成員提出回避申請，對驗收過程中的違規(guī)行為（如故意刁難、擅自提高標準）向政府采購監(jiān)督部門投訴；

③有權(quán)要求采購人及時支付已驗收合格部分的款項，對無故拖延支付的可追究責(zé)任；

④對驗收結(jié)果有異議的，有權(quán)提出復(fù)核申請，要求驗收小組重新核查。

⑤按約定完成履約，提交完整、真實的驗收申請材料，配合驗收小組開展現(xiàn)場核查、技術(shù)測試；

⑥對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，按驗收意見在約定時間內(nèi)完成整改，提交整改證明材料；

⑦提供驗收所需的資料原件，不得提供虛假材料或隱瞞履約問題；

⑧接受驗收結(jié)果，按驗收意見履行后續(xù)義務(wù)（如整改、重新履約），承擔(dān)驗收不合格的違約責(zé)任。

七、其他要求：

一、參加人員

主會場178人（省直部門30人+三市****

二、項目結(jié)算及方式和條件

1.結(jié)算方法

1.1支付方式：點擊登錄查看（長沙市財政專項資金）

1.2付款方式：合同簽訂后十日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的60%，本項目整體結(jié)束后，完成結(jié)算并驗收通過后20個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的40%的費用。

2.本項目采用費用包干方式建設(shè)，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)項目要求和現(xiàn)場情況，詳細評估項目所需全部費用，費用須包含所有人工、管理、財務(wù)等所有費用。如一旦中標，在項目實施中出現(xiàn)任何遺漏，均由成交供應(yīng)商免費提供，采購人不再支付任何費用。

三、其他說明

1.本項目相關(guān)的著作權(quán)歸屬采購人所有。供應(yīng)商應(yīng)保證采購人在使用其提供的資料、服務(wù)及其任何部分不受到第三方關(guān)于侵犯專利權(quán)、商標權(quán)、設(shè)計權(quán)或其他知識產(chǎn)權(quán)的指控。

2.成交供應(yīng)商須自行負責(zé)所委派的全部工作人員的人身安全及財產(chǎn)等相關(guān)保險責(zé)任，做好相應(yīng)培訓(xùn)工作，并嚴格配合好主辦方、承辦方、場地方等各方安全規(guī)定，如未按規(guī)定執(zhí)行所產(chǎn)生的一切法律責(zé)任及后果，均由成交供應(yīng)商自行承擔(dān)，采購人不承擔(dān)任何責(zé)任。

★3、投標供應(yīng)商須在投標文件中承諾配合采購人對各投標供應(yīng)商提交的響應(yīng)文件真實性進行審查工作，具體審查流程如下：

3.1采購人將在發(fā)布中標（成交）結(jié)果公告前，對中標（成交）候選供應(yīng)商的投標（響應(yīng)）文件進行審查；在政府采購合同簽訂前，將對其他投標供應(yīng)商的投標（響應(yīng)）文件進行審查。審查內(nèi)容包括但不限于：投標（響應(yīng)）文件中的技術(shù)服務(wù)方案、商務(wù)條款是否滿足采購文件要求，所提供證明材料的真實性、合法性。

3.2采購單位審查時將采取以下方式（包括但不限于）：通過國家認可的官方渠道對證明材料進行在線核查；對無法在線核查的材料，將向材料出具單位發(fā)函核實或請求相關(guān)部門協(xié)助核查；要求中標（成交）候選供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料原件進行核對。

3.3各投標供應(yīng)商須在投標文件中提供承諾函：承諾將完全配合采購人開展上述審查工作：按采購人要求及時提供審查所需的證明材料原件、補充說明材料或相關(guān)協(xié)助；對采購單位的核查問詢，將在規(guī)定時間內(nèi)如實回復(fù)；若采購人發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供虛假材料，供應(yīng)商認可采購單位按規(guī)定向本級財政部門書面報告的處理方式，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切法律責(zé)任（包括但不限于取消投標/中標資格、列入不良行為記錄名單、禁止參與后續(xù)政府采購活動等）。

4、供應(yīng)商在投標前應(yīng)自行核驗投標（響應(yīng)）文件中各證明材料的義務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》第七十七條，若供應(yīng)商在本項目采購活動中提供虛假材料謀取中標、成交，將面臨以下后果：

4.1處以采購金額千分之五以上千分之十以下的罰款；

4.2列入不良行為記錄名單；

4.3在一至三年內(nèi)禁止參加政府采購活動；

4.4若有違法所得，將并處沒收違法所得；

4.5情節(jié)嚴重的，由工商行政管理機關(guān)吊銷營業(yè)執(zhí)照；

4.6若構(gòu)成犯罪，將依法追究刑事責(zé)任。同時，一旦查實提供虛假材料，其中標、成交結(jié)果將被認定無效。請各供應(yīng)商務(wù)必確保所提供材料真實、合法、有效 。

5.對于上述項目要求，供應(yīng)商應(yīng)在投標文件中進行回應(yīng)，作出承諾及說明。

采購需求僅供參考，相關(guān)內(nèi)容以采購文件為準。