襄陽市行政審批局關于詢價采購2025年度檔案整理及掃描服務項目供應商的函

各潛在供應商：

因工作需要，我局擬采購專業供應商完成2025年度檔案整理和掃描等服務項目。現將有關事項函告如下：

一、采購項目的基本情況

（一）項目名稱

點擊登錄查看2025年度檔案整理及掃描服務項目

（二）采購方式及最高限價

該項目實行詢價采購供應商；按照報價清單進行報價，總價不超過9萬元（含檔案整理用品費用及掃描、掛接等費用）。

（三）項目完成時限

自簽訂合同之日起120個日歷天內完成所有項目服務，并提供相應承諾書。

（四）項目要求

本項目不接受聯合體投標，也不采購進口產品。本項目面向中小微企業。

（五）成交供應商確認

采購人將從不少于3名符合采購條件的潛在供應商中，選取報價最低的供應商確定為成交供應商。采購人將在成交供應商確定后5個工作日內，與成交供應商簽訂該項目服務合同。

（六）項目結算方式及時間

項目實施完成并通過采購人組織的檔案達標驗收合格后，按照采購人與成交供應商雙方簽訂的項目合同和實際完成的工作量據實結算。

（七）項目采購人信息

項目采購人：點擊登錄查看，聯系人：聶園園，聯系電話：****，****，單位地址：襄陽市****

二、采購需求及項目標準

（一）檔案整理要求及標準。按照國家、省、市檔案局（檔案館）關于檔案規范整理要求整理我局各類檔案資料，達到國家檔案行政管理部門關于檔案整理與掃描的相關標準及襄陽市檔案館接收我局檔案進館驗收達標標準。包括但不限于檔案資料的收集整理、分類、編寫頁碼、打印目錄、裝訂、入庫及配合采購人檔案移交進館等工作。具體要求及標準如下：

1.專業檔案必須每卷規范分類、整理、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄及卷內備考表。

（1）卷內文件目錄必須規范填寫序號、檔號、文號、

責任者、題名（包括發文者、內容、文種）、日期、頁數、備注等。

（2）卷內備考表內必須注明本卷頁數等相關情況說明。

（3）編寫頁碼及填寫文件形成的時間必須符合規范標準。

（4）檔案裝訂必須符合規范要求。

2.文書檔案、財務檔案、照片檔案、電子檔案以及設備檔案等應按照國家、省、市檔案部門現行的檔案整理規范要求整理。

3.整理成品的檔案，每盒必須基本飽滿，檔案盒不得膨脹變形。

（二）檔案掃描要求及標準。檔案掃描刻錄光盤及移動硬盤，上傳并掛接服務器。

1.掃描方式。根據檔案資料紙張幅面的大小(A4、A3等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。主要采用平板掃描方式。

2.掃描色彩模式。掃描模式采用彩色模式進行掃描。

3.掃描分辨率。掃描分辨率要求300dpi以上，影像保存格式為JPG格式。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

（三）檔案保密安全要求及責任。嚴格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、《計算機病毒防治管理辦法》(中華人民共和國公安部令第51號)、《計算機信息系統保密管理暫行規定》(國保發[1998]1號)等相關規定及采購人的有關規定執行。

檔案整理及掃描工作必須在采購人指定的場所內進行。成交供應商需確保檔案整理及掃描場所正常秩序和檔案資料的保密安全。不得私自帶出檔案資料；不得私自復制、遺失、銷毀、損壞檔案資料；不得帶入檔案整理人員以外的其他人員進入檔案整理與掃描工作場所逗留等，如有違法違規者，將追究法律責任。具體要求將在成交合同中明確規定。

（四）相關事項

1.檔案用品及辦公場所。該項目所有檔案用品均由成交供應商提供，檔案用品費用均由成交供應商承擔，且提供的檔案用品質量必須符合國家相關規定標準。

采購人負責提供符合相關規定要求的完成此項目的檔案整理與掃描辦公場所。

2.項目售后服務

（1）及時整改檔案檢查中發現的各類問題。協助采購人辦理檔案移交市檔案館的相關事宜。及時整改移交進館檔案中存在的整理及掃描等各類問題，直至采購人的檔案成功移交市檔案館。

（2）售后服務期限：項目驗收通過交付使用后提供 1年的免費售后服務。

三、供應商的資格要求

（一）滿足《中華人民共和國政府采購法》第二十二條規定，即：

1.具有獨立承擔民事責任的能力；

2.具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；

3.具有履行合同所必需的專業設備和專業技術能力；

4.有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；

5.參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄；

6.供應商的經營資質證件中應當包含有“檔案管理綜合服務、檔案數字化加工及數據處理”等相關經營項目。

7.參與整理檔案的工作人員均持有檔案崗位資格培訓考試合格證。

8.法律、行政法規規定的其他條件。

（二）單位負責人為同一人或者存在直接控股、管理關系的不同供應商，不得參加本項目同一合同項下的政府采購活動。

（三）未被列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單，未被列入政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。

（四）供應商存在下列情形之一的，相關響應均無效：

1.不同供應商的響應文件由同一單位或者個人編制；

2.不同供應商委托同一單位或者個人辦理投標事宜；

3.不同供應商的響應文件載明的項目管理成員或者聯系人員為同一人；

4.不同供應商的響應文件異常一致或者響應報價呈規律性差異；

5.不同供應商的響應文件相互混裝。

四、遞交響應文件

（一）響應文件內容及遞交方式。響應文件均應直接送達采購人。需提交的響應文件材料：

1.法定代表人報名的須提供封面（附件1）、合法有效的企業法人營業執照、法定代表人的合法有效的身份證明（附件2）、承諾書（附件4）、報價清單（附件5）、報名登記表（附件6）、過往服務項目清單（附件7），過往服務項目至少提供兩個。

2.委托代理人報名的除須提供條款1的資料外，另須提供委托代理人合法有效的身份證明、授權委托書（附件3），且須企業法定代表人簽字，加蓋單位印章。

3.響應文件簽字和蓋單位章要求。“蓋單位章”是指：蓋標明供應商法定名稱全稱的公章，不得用如“投標專用章”、“業務專用章”、“合同專用章”等代替。“簽字”是指：手寫簽字，也可使用個人印章、簽名章或其他電子制版簽名。

4.響應文件份數：一式兩份，采購人與潛在供應商各持一份。

5.響應文件的密封和標識。響應文件應加貼封條，并在封套的封口處加蓋供應商單位章。

（二）響應文件遞交時間

各位供應商務必于4月27日上午11點前按照以上要求遞交全部響應材料。逾期遞交響應文件視為響應無效。

請于法定工作日遞交響應文件，上午：8：30-12：00；下午：2：30-6：00。

（三）響應文件遞交地點

點擊登錄查看四樓408室（襄陽市高新區紫貞公園路1號市民服務中心），項目聯系人：聶園園，聯系方式：****，****。

（四）采購文件的保密責任

參與采購活動的各方均應對采購文件和響應文件中的商業和技術等秘密以及個人隱私信息保密，違者應對由此造成的后果承擔相應的法律責任。

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